Verwaltungsstab
Das zentrale Steuerungselement des kommunalen Krisenmanagements
Zuständigkeit und Aufgaben
Der Verwaltungsstab ist das zentrale Steuerungselement des kommunalen Krisenmanagements. Landesgesetzgebungen und Dienstordnungen können seine Aufgaben und Kompetenzen konkretisieren, aber letztlich liegt die lokale Einsatzsteuerung im Not-, Krisen- und Katastrophenfall bei den Mitgliedern des Verwaltungsstabes, dem i. d. R. die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister vorsteht.
Er bereitet Aufgaben vor, die in der Zuständigkeit der Behörde liegen, ordnet den Vollzug an und kontrolliert dies. Zugleich liegt in seiner Steuerung die Information der Öffentlichkeit und beteiligter Behörden.
Zusammensetzung des Verwaltungsstabes und Einberufung
Unter der Leitung der Verwaltungsspitze sind i. d. R. die Leitung zumindest von
- Hauptamt
- Ordnungsamt
- Bauamt und Bauhof
- IT und Kommunikation
Teil dieses Krisenstabes.
Ereignisspezifisch können weitere Fach- und Sachkundige hinzugezogen werden.
Die Einberufung des Verwaltungsstabes obliegt der Bürgermeisterin bzw. dem Bürgermeister.
Robuste Prozessabläufe für den Krisenfall ergänzen die Dienstordnung des Verwaltungsstabes
Eine solide Dienstordnung ist für den Krisenfall die Kernvoraussetzung. Sie ist aber für eine erfolgreiche Krisenbewältigung alleine nicht ausreichend.
Kernprozesse des kommunalen Krisenmanagements
Wir benötigen klar definierte und leicht verständliche Prozesse mit einer entsprechenden Prozessbeschreibung sowie Checklisten für die kommunalen Kernthemen des lokalen Katastrophenschutzes.
Dies gilt für Alarmierung, Aufbau und Betrieb des Verwaltungsstabes ebenso wie für Melde- oder Betreuungsstellen oder Wasserversorgung oder Abwasserentsorgung.
Kernbereiche in der Kommune können sein:
- Aufbau und Betrieb Verwaltungsstab
- Meldestellen
- Bürgertelefon
- Betreuungsplätze
- Krisenkommunikation
- Notstrom- und Treibstoffversorgung
- Stadtwerke
- Kritische Dienstleistungen der Kommune/Business Continuity Management (BCM)
- Kritische Infrastruktur in der Kommune
Es gilt, klare Verantwortlichkeiten zu definieren, Ansprechpartner:innen zu identifizieren wie auch die Abläufe so zu strukturieren, dass diese im Krisenfall halten.
Weniger ist hier manchmal mehr. Die Kernprozesse müssen sitzen und für die Ausführenden sollten Handreichungen und Checklisten zur Verfügung stehen.
Die Abläufe für Einberufung und Betrieb des Verwaltungsstabes klar regeln
Der Sitz des Verwaltungsstabes scheint meist klar. Was passiert, wenn das vorgesehene Rathaus als Sitz des Verwaltungsstabes im Katastrophenfall ausfällt?
Wie steht es um die erforderliche Zusatzausstattung des Verwaltungstabes?
Wer wartet diese und baut diese auf?
Dank moderner Technologien können Voralarmierung und Alarmierung vorbereitet werden, um SMS oder Mails in wenigen Minuten zu versenden. Ist dies geregelt und sind die Adressen stets aktuell?
Der Verwaltungsstab muss im Zweifelsfall 24/7 besetzt sein. Wie erfolgt die Schichteinteilung, welche Funktionen müssen stets vertreten sein? Wer versorgt den Verwaltungsstab und die Mitwirkenden im Krisenfall in den Meldestellen, Betreuungsplätzen oder der Ordnungspolizei?
Langanhaltender überregionaler Stromausfall – Blackout als Maß der Dinge
Langhaltender überregionaler Stromausfall mit oder ohne zusätzliche Herausforderungen sind der Maßstab, an dem die Bürgerinnen und Bürger die Arbeit des Verwaltungsstabes messen werden.
Wie steht es um die Notstromversorgung des Verwaltungsstabes? Stehen zumindest einige Notfallarbeitsplätze zur Verfügung, können Informationsblätter für die Bevölkerung schnell gedruckt werden? Wie kann die Verbindung zur Gefahrenabwehr des Kreises bei strombedingtem Ausfall der Kommunikationstechnik aufrechterhalten werden? Es gibt viel zu tun.
KAT-IS Verfahrens- und Know-how-System – robuste Prozesse für den Verwaltungsstab
Gerne helfen wir bei der Definition von robusten Prozessen für den Verwaltungsstab und die unterstützenden Funktionen sowie bei deren Umsetzung. Wir haben nicht nur die Kompetenz, sondern auch Vorlagen, Muster und Checklisten in unserem Verfahrens- und Know-how-System KAT-IS für Notfall-, Krisen- und Katastrophenprävention für Städte und Gemeinden.
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